La comunicazione interna è imprescindibile – soprattutto nell’attuale contesto di globalizzazione, rivoluzione digitale e crescente adozione dello Smart working – per incrementare l’efficienza all’interno dell’ambiente lavorativo e promuovere una cultura collaborativa e sana. Il successo di un’impresa, infatti, dipende dalla sua capacità di promuovere i propri principi, la sua filosofia e le sue competenze, nonché dal suo impegno nel costante miglioramento della sua reputazione e della sua credibilità.
La divulgazione di informazioni rappresenta un pilastro fondamentale nella gestione di un’organizzazione poiché abbraccia ogni forma di interazione tra i membri dell’azienda, sia a livello formale che informale. Una comunicazione interna inefficiente può creare confusione e generare un senso di disconnessione dei dipendenti con l’azienda, sentendosi poco valorizzati.
È proprio per questo che il suo obiettivo principale è istituire canali comunicativi efficienti che agevolino una trasmissione fluida e chiara dei messaggi. Questo, a sua volta, favorisce la comprensione reciproca, stimola la collaborazione, agevola il processo decisionale e concorre al conseguimento degli obiettivi dell’organizzazione.
Direzione, canali e particolarità
La comunicazione interna è il mezzo attraverso il quale le organizzazioni mantengono collegamenti, trasmettono le informazioni funzionali alla vita aziendale e favoriscono la cooperazione tra i membri del team.
Rispetto la direzione, può essere di diversi tipi, tra cui:
- Comunicazione top-down: questa è la trasmissione di informazioni da parte dei dirigenti ai dipendenti attraverso riunioni, e-mail, messaggi interni e altri canali;
- Comunicazione bottom up: si tratta del passaggio di informazioni da parte dei dipendenti verso livelli superiori, che può includere, per esempio, feedback sul percepito; è utile per permettere all’organizzazione di comprendere quali aspetti migliorare;
- Comunicazione orizzontale: coinvolge il dialogo tra colleghi su progetti, obiettivi e problemi condivisi. La comunicazione orizzontale favorisce la collaborazione e la risoluzione di problemi in modo più efficace.
In base al canale di comunicazione, invece, distinguiamo tra:
- Comunicazione verbale: il processo di trasmettere informazioni, idee, pensieri e messaggi attraverso il linguaggio parlato, fondamentale per legittimare e dare un significato tangibili a ciò che si pensa;
- Comunicazione tecnologica: si riferisce all’uso di strumenti, piattaforme e tecnologie digitali per facilitare la trasmissione di informazioni, idee e messaggi all’interno di un’azienda. L’utilizzo di tool è fondamentale in un periodo in cui si sta passando a un modello organizzativo basato sullo Smart working (nella maggior parte dei casi, alternando giorni in ufficio a giorni da remoto).
Infine, la comunicazione si può distinguere in base al tono:
- Comunicazione formale: questa forma segue un insieme di direttive e protocolli definiti dall’organizzazione, che possono abbracciare documenti scritti, linee guida, procedure e altre tipologie di documentazione;
- Comunicazione informale: può essere più spontanea e non strutturata e non segue regole precise. Include conversazioni verbali con colleghi e colleghe, interazioni tramite strumenti digitali. Le conversazioni casuali nei corridoi, i caffè e i momenti di socializzazione in ufficio svolgono un ruolo cruciale nel costruire relazioni e diffondere messaggi in modo ‘casuale’.
Vantaggi della comunicazione interna
La comunicazione in azienda non è solo un’attività burocratica o una formalità, ma un elemento chiave per il successo. Ecco alcuni dei principali vantaggi di una comunicazione interna ben gestita:
- Rinforza la cultura aziendale: una comunicazione interna efficace contribuisce a creare e sostenere una cultura aziendale forte. I valori, la mission e la vision dell’azienda possono essere condivisi in modo coerente, aiutando i dipendenti a comprendere il loro ruolo nella realizzazione degli obiettivi;
- Potenzia l’engagement: una buona comunicazione accorcia le distanze tra dipendenti e aziende: quando si sentono coinvolti e informati, infatti, si rinforza il senso di appartenenza all’organizzazione e aumenta la loro motivazione;
- Aumento della produttività: un flusso costante di informazioni e feedback migliora le performance. I dipendenti possono prendere decisioni più informate e lavorare meglio insieme quando condividono informazioni in modo efficace;
- Aiuta la gestione del cambiamento: quando un’organizzazione deve affrontare cambiamenti, una comunicazione interna chiara e trasparente è essenziale per ottenere il supporto dei dipendenti. Essa può ridurre l’ansia e le resistenze associate alle trasformazioni aziendali.
- Aumenta le performance: dare informazioni chiare e precise rispetto la realizzazione di un compito aiuta a mettere il ricevente nelle condizioni di svolgere il proprio lavoro al meglio.
- Riduce il conflitto: quando si comunica in modo sincero e si esprimono i propri punti di vista, le opinioni e le preoccupazioni, si sviluppa anche l’empatia; infatti, una comunicazione aperta e autentica migliora la comprensione reciproca e a creare un ambiente sereno.
Sviluppare una strategia di comunicazione interna efficace
Per sfruttarne i vantaggi, le organizzazioni dovrebbero adottare una strategia ben pianificata e che sia in linea con la cultura aziendale, i valori, le prospettive, gli obiettivi. Insomma, costruita su misura per ogni ambiente lavorativo.
Ecco alcuni aspetti da tenere in considerazione:
- Identificare obiettivi chiari: definire chiaramente gli obiettivi della comunicazione interna. Che cosa si vuole ottenere? Un maggiore coinvolgimento dei dipendenti, migliorare la trasparenza o diffondere procedure?
- Utilizzare diversi canali: scegliere i canali di comunicazione più adatti all’organizzazione, come email, newsletter, intranet, messaggistica istantanea, social aziendali per le comunicazioni digitali; riunioni o videoconferenze per quelle di persona (di solito sono da preferire queste ultime per la trasmissione di messaggi importanti);
- Mantenere la trasparenza: la comunicazione interna dovrebbe essere sempre aperta e onesta. In questo modo i dipendenti mantengono un contatto reale con l’azienda;
- Ascoltare e coinvolgere i dipendenti: la comunicazione interna deve essere un flusso bidirezionale (sia top-down, sia bottom-up). È importante raccogliere feedback dai dipendenti per capire cosa provano realmente e coinvolgerli nelle decisioni chiave.
- Misurare e adattare: monitorare l’efficacia della comunicazione interna e apportare modifiche quando necessario. L’adattamento costante migliorerà la strategia nel tempo.
La comunicazione interna è un tassello fondamentale del successo aziendale. Le organizzazioni che investono nel potenziamento di questa area vedono spesso miglioramenti significativi nella cultura aziendale, nella produttività dei dipendenti e nella capacità di gestire il cambiamento. Ecco perché dovrebbe essere inserita tra le priorità nelle strategie aziendali.
Vuoi sapere come creare una strategia di comunicazione interna efficace?
Seguici per rimanere sempre aggiornato sui nostri contenuti.
