Molto spesso capita di sentire manager e direttori chiedersi su cosa lavorare per migliorare la comunicazione interna, il coinvolgimento e l’ingaggio dei propri collaboratori. Altrettanto spesso l’idea che si fa strada è quella di proporre una intranet aziendale che faciliti le comunicazioni, rendendole più veloci e personali.
Non ci sono dubbi nel sostenere che una buona comunicazione sia la chiave per costruire e stimolare un’organizzazione motivata, collaborativa e coinvolta. Ma allora perché, spesso, i progetti di introduzione di piattaforme di social intranet non vengono accolti positivamente dalle persone, falliscono o non conducono ai risultati sperati?
Perché la tua intranet non funziona come vorresti?
Questo succede quando il punto di partenza del progetto è lo strumento. Le aziende vanno alla ricerca di una piattaforma – o addirittura la costruiscono ex novo – che abbia le funzionalità più in voga del momento, la introducono nelle loro infrastrutture e solo successivamente si interrogano su come inserirla nei processi aziendali, sull’utilità che può avere per le persone, sul valore che può portare e sul come comunicarla.
L’idea rischiosa di fondo è quella di credere che introdurre questo strumento possa, da solo, migliorare la comunicazione interna e cambiare il modo in cui le persone si relazionano tra loro e con l’attività lavorativa. Piccolo spoiler: magari fosse così semplice, ma purtroppo non funziona così.
Adottare un approccio di introduzione della intranet basato sullo strumento può rivelarsi fallimentare: se le persone non sono coinvolte, non capiranno i vantaggi che la intranet può portare alla loro attività, ma anzi avranno la percezione di un maggiore carico di lavoro e la utilizzeranno solo in minima parte. Inoltre, e soprattutto, non sapremo mai se quello strumento, così sviluppato e con le sue funzionalità, sia effettivamente ciò di cui le persone hanno bisogno, perché non glielo abbiamo mai chiesto.
Quindi come si può partire col piede giusto?
Innanzitutto, invertendo il paradigma! L’approccio deve essere basato sulle persone, ovvero sugli utenti che quotidianamente dovranno utilizzare la intranet. A dire il vero, prima ancora andrebbe fatto un ulteriore passo indietro e, a partire dalla nostra cultura organizzativa, porsi delle domande:
- Quali sono gli assunti condivisi all’interno dell’azienda?
- Quali sono i valori che guidano i comportamenti?
- Le relazioni sono formali o informali?
- Lavoriamo in gruppo o ognuno in autonomia?
- Le mie persone si sentono a proprio agio nell’esporsi di fronte agli altri colleghi oppure no?
- Quali strumenti di comunicazione abbiamo adottato fino ad ora?
- Scambiare due chiacchiere con il collega è visto come una perdita di tempo nella mia azienda o come un momento generativo?
Questi sono solo alcuni degli interrogativi che ci permettono di orientarci sulla tipologia di progetto più adatto al nostro contesto culturale aziendale e che quindi avrà più probabilità di essere compreso e accettato dai nostri collaboratori. Inoltre, dopo aver risposto a queste domande, sarà utile anche chiedere in modo diretto alle persone cosa può aiutarle a essere più coinvolte e cosa può essere utile per il loro lavoro quotidiano.
Solo dopo aver realizzato un’analisi di partenza di questo tipo, si potrà procedere con la scelta – o la creazione – dello strumento, il cui lancio dovrà essere adeguatamente accompagnato da eventi, formazioni e la scelta di ambassador che diventeranno il punto di riferimento per i colleghi su tutto ciò che è possibile fare e trovare sulla intranet.
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