L’onboarding è uno dei processi strategici HR più importanti per l’attraction, l’engagement e la retention dei dipendenti. In questo articolo approfondiremo insieme come organizzare un onboarding strutturato, quali sono le figure fondamentali e le fasi chiave del processo.
Cos’è l’onboarding?
Con il termine onboarding ci si riferisce a tutti quei processi e pratiche di socializzazione organizzativa attraverso cui i neoassunti acquisiscono le conoscenze, le abilità e i comportamenti necessari per diventare membri effettivi dell’organizzazione. L’obiettivo strategico è quello di garantire buone performance durature nel tempo, fornendo al nuovo dipendente gli strumenti per essere completamente operativo e produttivo, aiutandolo a diventare parte integrante dell’azienda, sia a livello organizzativo sia di cultura aziendale.
I benefici di un buon processo di onboarding sono diversi: secondo le ricerche, la retention dei nuovi candidati può aumentare dell’82% e la produttività fino al 70%.
Dal punto di vista teorico, Michael Watkins in “The First 90 Days” sostiene che il nuovo assunto impieghi tre mesi per raggiungere il punto di breakeven, passando da essere “consumatore di valore” a “creatore di valore”.
Tuttavia, un percorso di onboarding strutturato in modo dettagliato fin dai primi giorni in azienda può aiutare ad accelerare questo processo, rendendo il dipendente pienamente produttivo più velocemente, idealmente nei primi 45 giorni, decisivi per il processo di induction della persona. Infatti, le ricerche suggeriscono che fino al 20% dei nuovi assunti lascia il lavoro proprio nei primi 45 giorni.
Ogni processo di onboarding dev’essere flessibile e personalizzato in primo luogo sulla persona che sta iniziando, ma anche sul team in cui verrà inserita e sul contesto aziendale. Il processo di onboarding copre una serie di attività formali e informali che devono essere programmate in uno specifico lasso di tempo. Approfondiremo le diverse fasi più avanti nell’articolo.
Quali sono le figure chiave dell’onboarding?
Oltre naturalmente al neoassunto, possiamo identificare altre tre figure fondamentali per questo processo: l’HR, il Manager e il Buddy. Approfondiamole insieme.
HR
Media e monitora il processo, compila e fornisce i documenti. Inoltre, supporta le altre figure nella programmazione e nella gestione delle attività ed è responsabile di ascoltare e raccogliere feedback sul processo, per far si che l’onboarding proceda nel migliore dei modi per il neoassunto e per l’azienda.
Manager del neoassunto
Secondo uno studio su più di 350 organizzazioni, il 57% degli HR afferma che i Manager non hanno il tempo per supportare, implementare e migliorare il processo di onboarding. Inoltre, il 72% dei dipendenti riferisce che il tempo one-to-one trascorso con il Manager diretto è cruciale per un buon inserimento.
Diviene quindi necessario dotarsi di strumenti e materiali che aiutino a gestire il processo e che, facilitando le pratiche, permettano al Manager di essere direttamente coinvolto e concentrarsi sulla persona. Il suo punto di vista, infatti, è preziosissimo per il monitoraggio della nuova risorsa e per il suo futuro in azienda. Proprio per questo, è fondamentale educare i Manager a comprendere l’importanza e il valore dell’onboarding e del proprio ruolo.
Buddy
È un mentore che conosce molto bene l’azienda, da affiancare alla risorsa il primo giorno di lavoro e che diventerà un punto di riferimento interno. Oltre a facilitare l’inserimento e l’integrazione, anche informale, del neoassunto, aiuterà il Manager nella gestione della persona. L’87% delle organizzazioni che assegnano un Buddy durante il processo di onboarding affermano che è un modo efficace per accelerare il processo di acquisizione delle competenze dei nuovi assunti.
Quali sono le attività previste in un onboarding strutturato?
Per organizzare l’onboarding al meglio, solitamente si suddividono le attività in base ai diversi primi momenti in azienda del neoassunto:
Pre-boarding
I giorni che precedono l’ingresso del nuovo collega sono importanti per mantenere elevato l’interesse e l’entusiasmo verso l’azienda e il ruolo. Spesso si sottovaluta questo momento, che è però fondamentale per far sentire accolto il nuovo ingresso. È utile, ad esempio. iniziare a fornire le informazioni pratiche sullo svolgimento del primo giorno e sui riferimenti utili in azienda; inviare un’e-mail il giorno prima con le indicazioni pratiche per raggiungere la sede di lavoro; l’orario di entrata e uscita; quando e come si svolge la pausa pranzo; il dresscode; i riferimenti del buddy; etc.
I primi due giorni
L’obiettivo è quello di mettere a proprio agio il nuovo ingresso, fornendo tutte le informazioni importanti di cui ha bisogno per orientarsi nella nuova realtà, per comprendere le routine della vita quotidiana in azienda e conoscere il suo team. Puoi, ad esempio, accompagnare la nuova persona a vedere l’ufficio, gli spazi comuni, la zona per il pranzo e la pausa caffè, i bagni, dove trovare la cancelleria e altre cose utili e potresti proporre a tutto il team di andare a pranzo insieme per conoscersi meglio.
La prima settimana
È utile fornire alla nuova risorsa una panoramica generale del lavoro, dell’organizzazione aziendale, del team e dei progetti. Sarà inoltre il momento in cui iniziare a presentare le responsabilità, i compiti e le attività di cui dovrà occuparsi. Accompagna la figura nella scoperta degli aspetti aziendali che le saranno utili per iniziare ad approcciarsi al proprio lavoro. Non dare nulla per scontato! Un esempio di attività è introdurre la nuova risorsa alla formazione tecnica specifica per la sua posizione (cataloghi prodotto, schede tecniche, software e programmi…).
La seconda e la terza settimana
È il momento di entrare nel vivo dell’attività lavorativa e della vita aziendale. Queste settimane saranno utili per accompagnare il nuovo ingresso in una scoperta più dettagliata delle dinamiche dell’organizzazione, della cultura aziendale, dei processi e del proprio lavoro. Coinvolgi la nuova risorsa in occasioni e momenti di socialità (riunioni, pause e aperitivi aziendali) per permetterle di integrarsi con più facilità.
Il primo mese
La persona dovrebbe iniziare a comprendere il funzionamento dell’azienda, il suo ruolo e le sue mansioni. Anche se il suo contributo alle attività aziendali è inizialmente limitato, il neoassunto dovrà partecipare alle riunioni del suo team con regolarità, in modo da assorbire quante più informazioni possibili.
Il secondo mese
È il momento giusto per iniziare a lasciare maggiore autonomia alla nuova risorsa. Potrebbe cominciare a lavorare con qualcuno su un progetto già avviato, oppure gestirne uno nuovo con l’appoggio di un collega. Coinvolgere la persona nelle iniziative e nei momenti aziendali informali contribuirà a trasmettere la filosofia aziendale e iniziare a costruire relazioni.
Il terzo mese
Alla risorsa può essere affidato il suo primo progetto da svolgere in autonomia. Comunica chiaramente gli obiettivi e le modalità di svolgimento del progetto, ma rimani a disposizione per qualsiasi dubbio o chiarimento. Fare networking e accompagnare il dipendente attraverso attività di mentoring gli permetterà di vivere i valori, la cultura e la filosofia dell’azienda.
Dopo il terzo mese
È tempo di tirare le somme! In questa fase è utile mettere in chiaro cosa è andato bene nella fase di onboarding e quali sono gli aspetti invece da migliorare da entrambe le parti.
Come si può fare per avere un processo di onboarding strutturato e organizzato?
È utile avere una checklist definita per mantenere il processo organizzato e completare le attività nei tempi previsti.
La checklist ti aiuterà a strutturare l’onboarding e identificare un responsabile per ogni compito, facilitando l’organizzazione delle persone coinvolte. Inoltre, ti permetterà di non trascurare nessuna attività, incluse le piccole attenzioni riservate al nuovo assunto che lo faranno sentire accolto e parte integrante dell’organizzazione!
Puoi crearla identificando:
- Attività
- Responsabile
- Tempistiche
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In questo articolo vi abbiamo illustrato i punti chiave del processo di onboarding. Avete ancora dei dubbi su come strutturare un onboarding efficace? Il nostro team è pronto a supportarvi in ogni fase del processo!
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