Spesso nelle PMI non è presente un reparto HR interno o, se presente, non è detto che disponga del budget necessario per dotarsi di un ATS (Applicant Tracking System), un sistema di gestione a 360° delle esigenze di ricerca e selezione di un’azienda. Allo stesso modo, i costi per affidarsi a una società di selezione esterna potrebbero non essere sostenibili per una piccola azienda. Così accade che l’imprenditore (o imprenditrice) di turno si improvvisi HR, occupandosi di attività che non fanno parte del suo lavoro, come la stesura di una job description per il ruolo ricercato, lo screening delle candidature ricevute e infine il colloquio, con tutte le attività connesse (primo contatto, feedback successivo, …). Affrontare tutte queste attività senza sapere da che parte cominciare può rivelarsi estremamente complicato per l’azienda, causando perdite di tempo e costi che una PMI non può permettersi.
Come può quindi una piccola o media impresa affrontare al meglio un processo di selezione? Vediamo insieme alcuni consigli e strumenti utili e gratuiti (o a basso costo) per fare selezione del personale nelle PMI.
La job description
Il punto di partenza di ogni processo di selezione è la job description. È necessario, prima di tutto, effettuare un’analisi dei bisogni dell’azienda per comprendere quali siano le necessità da colmare con la selezione, in modo da individuare precisamente le attività, i compiti e le responsabilità associati alla posizione ricercata. Inoltre, è importante definire chiaramente le informazioni circa le condizioni di lavoro (in presenza, da remoto, ibrido, sede, orari, RAL, …), i rapporti gerarchici e una lista di requisiti (capacità, competenze, formazione, esperienze pregresse, …) desiderati per assumere la posizione.
Solo dopo aver raccolto tutte queste informazioni, si può procedere alla stesura vera e propria della job description. Sul nostro canale LinkedIn abbiamo condiviso un carosello molto interessante con sei elementi fondamentali che non devono assolutamente mancare in una job description.
Pubblicazione annunci
Lo strumento sicuramente più conosciuto per pubblicare un annuncio di lavoro è LinkedIn. Su questa piattaforma, infatti, chiunque può pubblicare un annuncio in modo gratuito, l’unico requisito è avere un profilo attivo. Il social offre anche diversi prodotti e pacchetti a pagamento per un piano di recruiting più strutturato, ma nel caso di un’azienda che deve fare una sola selezione (o comunque poche selezioni nel corso del tempo), la pubblicazione di un’offerta gratuita va più che bene: basterà accedere a LinkedIn Talent Solutions e compilare i campi richiesti con le informazioni necessarie.
Indeed
Un altro strumento gratuito è Indeed. Su questo sito si possono pubblicare annunci da lavoro in maniera gratuita, pagando eventualmente una percentuale se si desidera sponsorizzare il proprio annuncio per avere maggiore visibilità. È uno strumento ottimo per le aziende che non dispongono di molto budget, proprio perché si può scegliere in autonomia la spesa massima da effettuare per la sponsorizzazione.
Portali universitari
Se stai ricercando una figura junior, magari che si sta per laureare o appena laureata, potresti inserire il tuo annuncio di lavoro nei principali portali di placement delle Università. Molti atenei, infatti, mettono a disposizione dei propri studenti un portale che permette loro di candidarsi per le aziende che offrono posizioni in linea con il proprio percorso di studi. Tendenzialmente gli annunci su questi siti riguardano tirocini (curriculari ed extra curriculari), ma a volte è possibile anche offrire altri tipi di contratti. Moltissime Università italiane si appoggiano ad AlmaLaurea, che offre principalmente due servizi alle aziende: da una parte, permette di accedere alla banca dati dei laureati, strumento utile per fare ricerca diretta e contattare le persone che potrebbero essere in linea con la posizione che cerchiamo; dall’altra offre la possibilità di pubblicare il proprio annuncio e ricevere le candidature rispetto a quella specifica posizione. Entrambi questi servizi, però, non sono gratuiti: hanno un costo variabile in base alle esigenze del servizio richiesto.
Gestione e screening dei CV ricevuti
Gestire i curricula ricevuti non è facile, soprattutto se ne riceviamo molti e se più persone seguono la selezione. Il metodo più intuitivo per l’archiviazione consiste nel creare una cartella condivisa sul drive aziendale (oppure una cartella sul proprio pc se è una sola persona a occuparsi della selezione) in cui inserire tutti i CV ricevuti e parallelamente compilare un file Excel in cui tenere traccia dei profili e delle attività in corso, segnalando per esempio se e quando vengono effettuati il primo contatto telefonico e il successivo colloquio, chi se ne occupa, le note emerse dal colloquio, se si desidera procedere con la selezione, ecc.
Allo stesso modo, si possono utilizzare Airtable e Notion, due strumenti molto versatili nelle loro funzionalità che si adattano perfettamente alla nostra necessità di creare un database da riempire con informazioni e allegati. È possibile iscriversi con un piano gratuito e sono molto intuitivi da utilizzare: riprendono la struttura a griglia di Excel, ma con molte più funzionalità; si possono infatti allegare documenti direttamente nel database, inserire checkbox, menu a tendina con selezione singola, e molto altro. Entrambi mettono anche a disposizione un template preimpostato di Applicant Tracking System (ATS): con un click avrete direttamente il modello di partenza per gestire al meglio tutti i vostri processi di selezione!
Template Airtable: Applicant tracking system Template – Airtable
Template Notion: Applicant tracker Template – Notion
Nella gestione dei CV entra poi in gioco un tema molto importante: la privacy delle informazioni che riceviamo. Il curriculum contiene dei dati sensibili e per questo siamo tenuti a redigere un’informativa ai sensi del GDPR da fornire al candidato contestualmente alla sua candidatura. In questa informativa dovranno essere specificati: le finalità del trattamento dei dati personali del candidato, dove vanno materialmente a finire questi dati, il tempo di conservazione, la possibilità o meno di cedere il CV a terzi o utilizzarlo per posizioni diverse rispetto a quella oggetto di candidatura. Inoltre, dobbiamo sempre avere cura di eliminare i CV e i dati ricevuti allo scadere del tempo di conservazione dichiarato nell’informativa.
Feedback
Quello del feedback è sempre un tema molto dibattuto, ma una cosa è certa: è importante fornirlo, se non a tutti, almeno alle persone che si ha avuto modo di conoscere tramite colloquio. Ci hanno dedicato del tempo e si sono interessati alla nostra azienda, il minimo che possiamo fare è far sapere loro che abbiamo scelto un altro candidato. Sicuramente è un processo un po’ macchinoso e che può sembrare difficile, soprattutto a chi non si occupa quotidianamente di ricerca e selezione; tuttavia, ci sono dei piccoli accorgimenti che possiamo avere per velocizzare le attività.
Può essere utile prepararsi in anticipo un template, da personalizzare ogni volta sulla base delle motivazioni che ci hanno portato a prendere la decisione finale. Se il candidato, poi, vorrà approfondire ulteriormente le motivazioni della vostra scelta, rimanete disponibili e aperti a fornire spunti di miglioramento per le occasioni future.
Conclusioni
In questo articolo abbiamo visto come una PMI può gestire un processo di selezione “in casa”. Tuttavia, vorremmo concludere sottolineando l’importanza di affidarsi a dei professionisti del settore, specialmente in caso di selezioni particolarmente importanti e delicate per l’azienda. Potrà sicuramente essere più costoso in un primo momento, ma vi eviterà di perdere tempo e spendere soldi in una selezione non ottimale che potrebbe causarvi più perdite che benefici in un secondo momento.
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