La comunicazione è una componente fondamentale che sta alla base di ogni rapporto interpersonale. I rapporti di lavoro, quindi, non sono da meno. Per questo, se ci sono dei problemi di comunicazione tra dipendente e azienda, o tra gli stessi dipendenti, le conseguenze che si possono verificare non sono da sottovalutare. In questo articolo vedremo insieme cos’è la comunicazione interna, quali sono alcune delle principali problematiche che possono sorgere in caso di scarsa comunicazione e come poterle risolvere e prevenire.
Cos’è la comunicazione interna e perché è importante?
La comunicazione interna aziendale è quell’attività di comunicazione il cui obiettivo è quello di informare i dipendenti su tutto ciò che l’azienda è o fa. Si tratta di un tipo di comunicazione tendenzialmente unilaterale, in cui l’organizzazione comunica e racconta ai propri dipendenti news, iniziative aziendali, eventi, ma anche la cultura e i valori dell’azienda al fine di mantenere alto il loro coinvolgimento. Al giorno d’oggi, comunque, è necessario cercare di creare uno spazio in cui possa avvenire una comunicazione bidirezionale, in cui anche i dipendenti possano partecipare in prima persona e non solo ricevere passivamente le comunicazioni.
Questo tipo di scambi solitamente avviene all’interno di una intranet aziendale. Ogni azienda, infatti, dovrebbe avere una intranet tramite la quale veicolare le proprie comunicazioni, ma non solo. Abbiamo già approfondito in un altro articolo del nostro blog come la intranet possa trasformarsi in uno strumento per costruire e diffondere la cultura aziendale.
Avere una buona struttura di comunicazione interna è molto importante perché permette all’azienda non solo di informare rapidamente tutti i suoi dipendenti quando necessario, ma anche di trasmettere un senso di attenzione nei confronti delle proprie persone. Un’organizzazione che si prende del tempo per aprire un canale di dialogo con i propri collaboratori non può che essere vista positivamente sia all’interno, dai propri dipendenti, che all’esterno, in ottica di employer branding.
Quali sono le problematiche che possono sorgere?
Un’azienda che decide di orientare tutta la sua comunicazione interna solamente in una direzione top-down (utilizzandola quindi principalmente per le comunicazioni istituzionali), potrebbe già avere un problema. Come accennato in precedenza, infatti, sta diventando sempre più importante permettere ai propri dipendenti non solo di interagire con quanto viene pubblicato, ma anche di essere loro i primi a condividere notizie o avvenimenti lavorativi che ritengono rilevanti.
Un’iniziativa interessante potrebbe essere, ad esempio, l’organizzazione di sessioni di Q&A nel momento in cui vengono presentate nuove policy o procedure, o annunciate nuove iniziative aziendali. Questo darebbe la possibilità ai dipendenti di porre le proprie domande e interagire, partecipando attivamente.
Perché è così importante? Avere dipendenti coinvolti nella vita dell’azienda significa avere dipendenti motivati ed entusiasti di lavorare per noi. Un collaboratore ingaggiato ha una percezione positiva dell’organizzazione, ne condivide i valori e sarà – con ogni probabilità – meno propenso a lasciare la nostra azienda per un’altra.
Comunicazione tra i diversi team
Non esiste un’organizzazione in cui i diversi reparti possano permettersi di non comunicare tra loro. Lo scambio di informazioni è cruciale per la buona riuscita delle attività aziendali e per il raggiungimento degli obiettivi comuni. Per agevolare la comunicazione tra i nostri collaboratori è necessario anzitutto promuovere una cultura aziendale basata sulla collaborazione.
Prendiamo ad esempio un’azienda con centinaia di dipendenti, magari dislocati in diverse parti del mondo. Avere uno spazio dedicato in cui le comunicazioni riguardo ai progetti dell’azienda avvengano in modo diretto e veloce faciliterebbe il lavoro di tutti ed eviterebbe l’insorgere di problemi che possono danneggiare l’organizzazione e il suo business. La intranet può diventare quindi quello strumento che consente di semplificare la comunicazione tra i diversi team, agevolando l’allineamento e il coordinamento delle varie funzioni.
Un altro modo per ovviare a questo problema potrebbe essere l’organizzazione di incontri periodici – in presenza o a distanza, in base alle esigenze dell’azienda – in cui un rappresentante di ogni team comunichi agli altri gli aggiornamenti sull’andamento e sui progetti del proprio reparto.
Comunicazione tra colleghi di uno stesso team
Una buona comunicazione non deve assolutamente mancare neanche all’interno di un team di persone che lavorano fianco a fianco ogni giorno.
Un aspetto molto importante è quello dei feedback, specie quelli negativi: è molto importante imparare a vederli come un momento di crescita e non come una critica o un giudizio. Inoltre, è sbagliato pensare che dare un feedback sia compito solo di un manager nei confronti di un proprio collaboratore. Al contrario, dovrebbe sempre essere un atto reciproco volto a migliorare il rapporto e gli scambi all’interno del gruppo di lavoro. Infatti, ricevere un feedback sul lavoro svolto ci sprona ad agire sempre meglio per raggiungere gli obiettivi prefissati. Stabilire dei momenti periodici (per esempio una volta al mese, ogni trimestre oppure ogni sei mesi) in cui confrontarsi rispetto al lavoro svolto fino a quel momento può aiutare ad aumentare la produttività dei dipendenti e a migliorare i flussi comunicativi.
In questo articolo abbiamo visto insieme l’importanza di avere una buona comunicazione all’interno dell’azienda. Se la tua realtà ha bisogno di supporto nel risolvere le problematiche legate alla comunicazione, contattaci per una consulenza. Il nostro team sarà in grado di aiutarti!
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