La intranet aziendale è uno strumento di lavoro imprescindibile per la comunicazione interna, ma non solo. In questo articolo vediamo insieme cosa non deve assolutamente mancare se vuoi rendere la tua intranet più coinvolgente e funzionale per i tuoi collaboratori, incentivandone l’utilizzo.
In un precedente articolo del nostro blog abbiamo parlato di come la intranet possa diventare uno strumento per diffondere la cultura aziendale, se implementata correttamente in azienda.
1. Culture Manifesto
Immancabile una pagina in cui viene presentato il “Manifesto” aziendale, con indicazione della Vision e della Mission della tua azienda, dei Valori che ogni giorno vi guidano in tutte le vostre attività e di come si traducono in modi di pensare e di agire concreti e ben definiti, tipici di chi lavora nella tua realtà. (PS: se hai bisogno di ispirazione ti consigliamo di dare un’occhiata al Culture Manifesto di OneDay)
2. Presentazione nuovi dipendenti
Non perdere l’occasione di presentare i nuovi arrivati! Fai scrivere loro due righe di presentazione da pubblicare sulla intranet il primo giorno di lavoro insieme ai contatti e altre informazioni utili per i futuri colleghi. Meglio ancora, se possibile, se la presentazione avviene tramite video, contenuto tipicamente più coinvolgente. Presentare i nuovi ingressi è un ottimo modo per facilitarne l’integrazione fin dai primissimi momenti in azienda.
3. Storytelling aziendale
Per mantenere alto l’engagement dei tuoi collaboratori devi coinvolgerli nelle attività quotidiane che riguardano l’azienda: usa la intranet per condividere gli obiettivi raggiunti, le news rilevanti, eventuali pubblicazioni e interviste sui giornali al CEO o ai colleghi. Inoltre, sfrutta questo spazio per raccontare le iniziative di team building che organizzate, gli eventi a cui partecipate e l’impegno della tua azienda per le cause sociali.
4. Interviste ai colleghi
Organizza una rubrica periodica in cui una persona del team HR intervista un collega, magari in occasione di iniziative particolari che riguardano un determinato team, oppure anche solo per presentare la persona e il proprio ruolo agli altri colleghi. Aiuterà a consolidare l’immagine aziendale e, al tempo stesso, le persone scelte per l’intervista si sentiranno importanti per l’azienda e saranno maggiormente coinvolte nell’iniziativa.
5. Onboarding
Iniziare un lavoro in un ambiente del tutto nuovo non è mai semplice. Progetta uno spazio nella intranet in cui i nuovi arrivati possano trovare tutte le informazioni di cui hanno bisogno per orientarsi al meglio nell’azienda e nelle sue dinamiche. A questo proposito, abbiamo ideato una soluzione ad hoc: dai un’occhiata al nostro pacchetto per l’Onboarding dei nuovi assunti, al suo interno troverai un modello di Handbook per il nuovo assunto che puoi integrare direttamente nella tua intranet.
6. Tracker obiettivi
La intranet può essere utile anche nella gestione delle performance aziendali. Implementa una sezione che funga da tracker degli obiettivi sia individuali, che aziendali, dove ogni utente può visualizzare i propri obiettivi e aggiornarne il progresso. L’avanzamento può essere visibile anche a HR e Manager, così da monitorare la risorsa e le attività dell’azienda.
7. Valutazioni HR
Allo stesso modo, puoi sfruttare la intranet per effettuare valutazioni periodiche del personale, ma non solo: sondaggi sul livello di benessere percepito, questionari sul clima aziendale, feedback periodici sui propri responsabili, tutto organizzato in un unico spazio per rendere il flusso di lavoro più semplice per tutti.
Al di là di queste che sono semplici idee per rendere la intranet più coinvolgente e funzionale per i tuoi dipendenti, ci sono alcune cose che devi tenere a mente se vuoi che la tua intranet funzioni davvero.
Prima di tutto, devi coinvolgere i Manager, spiegando loro i benefici che può portare alla vostra azienda. Se loro per primi penseranno che sia solo uno strumento accessorio e non una parte integrante dell’attività lavorativa, non la utilizzeranno e non incentiveranno il proprio team a farlo. In secondo luogo, la parola chiave è: semplicità. Non andare alla ricerca dello strumento più complesso, con tante funzionalità e un’interfaccia difficile da usare: introduci uno strumento che abbia le funzioni più adatte al tuo contesto culturale, prestando attenzione a ciò di cui i tuoi collaboratori hanno più bisogno.
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